People en planet voorop, dat is hoe wij sourcen

Hoe ziet het proces van sourcing eruit bij Verive? In onze ogen hangt duurzaamheid nauw samen met de manier waarop producten worden ingekocht. Daarom is er een speciaal inkoopteam dat alles weet over het vinden van de juiste leveranciers. Leveranciers die zich niet alleen richten op kwaliteit en waarde, maar ook oog hebben voor ‘goed doen’.

Om je meer inzicht te geven in ons inkoopproces, spraken we met James Pitcher, Bunzl’s Group Head of Sustainability, en Paul Stoker, Bunzl’s Global Sourcing Director die in Shanghai is gevestigd.

Hallo Paul en James, fijn dat jullie de tijd hebben genomen om met ons te praten. Door het tijdsverschil was het moeilijk om een vergadering te plannen. Waar zijn jullie op dit moment?

Paul Stoker: Graag gedaan! Ik ben momenteel in Shanghai, waar ons sourcingteam is gevestigd. 

James Pitcher: En ik ben in het Verenigd Koninkrijk, waar zich het hoofdkantoor van Bunzl bevindt. 

Hoeveel mensen zitten er in het sourcingteam van Verive?

Paul: Met mij erbij zitten er 34 mensen in ons team hier in Azië. Het is een groot team dat voor al onze eigen-merkproducten zorgt. De meerderheid van het team hier is Chinees of spreekt Mandarijn als eerste taal. Dat is belangrijk omdat we meer dan $1,1 miljard uitgeven aan meer dan 1.400 leveranciers, waarvan het merendeel in China.

Hoe bepaal je met welke leveranciers je wil samenwerken?

Paul: We beoordelen onze leveranciers op zaken als innovatie en hoe vooruitstrevend ze zijn. We willen begrijpen hoe een bedrijf wordt bestuurd, wie de klanten zijn en of het financieel sterk staat. Vervolgens willen we vanuit technisch oogpunt weten of ze de mogelijkheid hebben om een specifiek product te produceren en of ze een goed kwaliteitssysteem hebben.

Als ze goed bij ons passen, voeren we een leveranciersaudit uit. Deze bestaat uit twee delen. Eerst kijken we naar kwaliteit en management om te beoordelen of de leverancier hetzelfde product herhaaldelijk volgens dezelfde standaard kan produceren. Dan is er het allerbelangrijkste aspect: de sociale verantwoording. We zorgen ervoor dat de leverancier voldoet aan onze normen voor verantwoorde inkoop. Daarbij kijken we naar zaken die verband houden met lonen, moderne slavernij en kinderarbeid. Ook kijken we naar de milieuprestaties, bijvoorbeeld hoe ze om gaan met afval en vervuiling? 

Wat voor dingen zoek je dan precies uit tijdens zo’n sociale audit?

James: We willen zeker weten dat onze leveranciers voldoen aan alle lokale wettelijke voorwaarden, maar ook aan internationale vereisten voor het welzijn van werknemers en hun arbeidsvoorwaarden.

Paul: We controleren of iedereen ouder is dan de wettelijke minimumleeftijd, en of iedereen fatsoenlijk wordt betaald.

Van tevoren vragen we onze leveranciers om documenten op te stellen, waaronder de loonadministratie en aanwezigheids- en ziektedossiers van alle medewerkers, die we vervolgens nauwkeurig bekijken.

Daarna interviewen we willekeurig een aantal medewerkers om te checken of hun ervaringen hetzelfde verhaal vertellen als de documenten. 

Wat gebeurt er als ze niet aan je criteria voldoen? 

Paul: Het hangt er sterk van af hoe erg een leverancier afwijkt van onze norm. Als we bewijs vinden van iets ernstigs als kinderarbeid, dan beëindigen we een overeenkomst natuurlijk direct. Maar het kan ook zijn dat de productkwaliteit niet consistent is. Dan helpen we ze weer op weg door een productinspecteur bij de leverancier op locatie te plaatsen.

We werken graag samen met leveranciers om hen te helpen verbeteren en beter te presteren.

Controleren jullie alle nieuwe en bestaande leveranciers zo streng? 

James: Ja. Ongeveer 60% van het oorspronkelijke Verive-assortiment is afkomstig van Aziatische leveranciers. Zij moeten allemaal voldoen aan onze gedragscode voor leveranciers, ongeacht de grootte van het bedrijf of de omvang van het contract.

De leverancier is verantwoordelijk voor het handhaven van onze code in zijn eigen leveranciers. Dat is een voorwaarde om zaken met ons te doen.

We hanteren altijd een risicogestuurde aanpak bij audits. Als we producten in Nederland inkopen heeft een sociale audit van die fabriek minder haast, omdat het risico in Nederland laag is en het hier goed gesteld is met de mensenrechten.

Hoe zit het met de overige 40% van de Verive-leveranciers?

James: Nou, onze inspanningen zijn vooral gericht op regio's met een hoog risico, waarbij het team van Paul ons controleproces leidt.

Bij die overige leveranciers zijn de risico’s veel kleiner, want we werken graag samen met lokale leveranciers, waar meer zicht op is. Natuurlijk bieden we ook merkproducten aan van bedrijven die zelf ook hele hoge normen voor duurzaam inkopen hebben.

Naarmate we het assortiment van Verive-producten verder uitbreiden, zullen we een groter deel van de producten in Azië inkopen. Het percentage gecontroleerde producten zal daarom sowieso toenemen.

Het gaat om het creëren van een vertrouwensrelatie. Waarom hebben de leveranciers vertrouwen in Verive?

Paul: Omdat ze weten dat we financieel stabiel zijn en goed betalen. Ze weten ook dat er grote groeikansen zijn als ze met ons samenwerken.

We zijn onafhankelijk van zowel materialen als leveranciers, en werken uitsluitend in het beste belang van onze klanten.

Bovendien is ons kwaliteitsborgings- en controleteam twee keer zo groot als ons sourcingteam. Dat is een bewuste keus; we willen de risico’s van sourcen in Azië zo veel mogelijk beheersen en reduceren. Het feit dat wij rechtstreeks met onze leveranciers praten, ze persoonlijk in de ogen kijken en een sterke relatie met hen hebben opgebouwd, geeft onze klanten veel vertrouwen.

Hoe lang werk je al in sourcing, Paul?

Paul: Ik koop al meer dan 20 jaar in Azië. Toen ik voor het eerst in China kwam, had het vliegveld één flikkerende lantaarnpaal buiten, en waren er overal onverharde wegen. Nu kun je op sommige snelwegen niet meer rijden omdat ze te druk zijn.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van sourcen in China? 

Paul: De consistentie en productkwaliteit zijn uitstekend. Bovendien verlangen onze leveranciers er oprecht naar om te verbeteren, zich te ontwikkelen en te investeren in de toekomst. De mentaliteit in China zorgt trouwens ook voor een uitstekende klantenservice.

We werken rechtstreeks samen met de echte fabrikanten en niet met handelaren. Handelaren treden op als ‘tussenpersonen’ en kopen soms bij vier of vijf verschillende fabrieken in, waardoor de kwaliteit niet consistent is. Dat doen we dus niet.

Maken jullie je wel eens zorgen dat leveranciers niet aan jullie hoge eisen voldoen? 

James: Er is altijd een risico, dat kunnen we nooit volledig uitsluiten. Maar we proberen het risico te minimaliseren en onze leveranciers continu te verbeteren.

Paul: Ik ben supertrots dat ik het kwaliteitsteam mag leiden. Het feit dat we alles zo grondig doen, maakt me enorm trots.

Hoe zal de relatie met de leveranciers zich in de toekomst ontwikkelen?

James: We verwachten van onze leveranciers dat ze doorlopend werken aan het verminderen van hun milieu- en sociale impact, bijvoorbeeld door meer hernieuwbare energie te gebruiken of te kopen.

Onze klanten kunnen er volledig op vertrouwen dat we sourcing ongelooflijk serieus nemen. Ja, we vinden de prijs belangrijk, maar we geven minstens zoveel om mens en planeet.

Wil je meer lezen over Verives benadering van verantwoord inkopen? Of wil je onze Gedragscode voor leveranciers inzien? Download deze dan hier.